내가 일하는 연구원은 한 해에 100여 종이 넘는 연구보고서와 정기간행물을 발간한다. 하지만 출판 담당자는 나 하나이며 디자인과 교정교열, 제작 등은 모두 외주업체와 진행한다.
수많은 필자와 디자이너, 인쇄소들을 상대하다 보니 효a율적인 커뮤니케이션은 야근과 이로 인한 다크서클(?)을 줄여 주는 필수불가결한 요소다.

사정은 이렇지만 업무의 효율성보다는 관료적 마인드에서 커뮤니케이션이 진행되는 경우가 많다. 파일보다는 프린트물로된 ‘보고’ 자료를 결재판에 끼워 보고하는 방식으로 의사결정이 진행된다. 최종 출판물의 완성된 편집본을 저자들과 확정하는 단계에서도 프린트물에 체크하고 이를 팩스로 보내거나, 메신저나 전화로 전달한다. 그나마 업무환경을 개선한다는 것이 초고속 스캐너로 스캔 한 뒤 PDF 파일로 변환하여 외주업체에 보내 수정을 완료하는 방식이다.

편집디자이너들이 사용하는 편집용 프로그램과의 호환성 문제와 폰트 등의 문제로 출판을 하는 사람들에게 전세계적 문서표준인 PDF 파일은 ‘소금’과 같은 존재다. 하지만 PDF 파일을 읽고 보는 데 그치는 경우가 많아 출판 업무를 하는 사람들의 업무 환경은 지극히 아날로그적 환경이 남아 있는 셈이다.
하지만 사정은 차츰 달라졌다. 저자들 중에서도 Acrobat의 주석기능을 이용해 수정사항을 전달하는 저자들의 빈도수가 증가하고 있다. 재작년 이어령 전 문화부장관과의 인터뷰를 진행했을 때의 일이다. 인터뷰를 진행하고 원고를 정리하고 사진을 모두 담아 인터뷰당사자에게 인쇄 전 확인을 요청하는데, 그동안 하던 방식대로 PDF 파일을 비서에게 전달했다. 비서가 PDF 파일을 프린트하여 전 장관님께 전달하고, 수기로 기입한 수정사항이 내게 전달되리라 예상했다. 그러나 예상을 깨고, 이어령 전 문화부장관이 직접 PDF 파일에 주석을 달고, 메모 기능을 이용해 수정사항을 전달했다. 비서에게 문의해보니 이어령 전 장관님께서 직접 수정을 했다고 하니, 참으로 놀라울 만한 일이다. PDF 파일을 비서가 출력하고, 장관님이 자리에 계실 때 보고를 하고, 이를 프린트물에 기입하여 비서가 받아 팩스로 보내거나 내게 전달하는 데까지 보통의 경우 이틀 정도가 소요된다면 직접 PDF 파일에 수정하여 메일로 보내셨으니 1시간 정도도 걸리지 않은 셈이었다.

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